Speicherort für Dokumente wählen
Jedes Dokument liegt genau dort, wo du es haben willst, ohne Kopie.
Überblick
Bei jedem Hochladen und bei jedem neu erstellten Dokument wählst du unter Speicherort, wo die Datei liegt: in RentalOne oder in einem verbundenen OneDrive, Google Drive oder Dropbox. RentalOne legt dabei keine Kopie an. Die Datei liegt nur am gewählten Ort und erscheint trotzdem wie gewohnt unter Dokumente, mit Ordnern, Zuordnungen und Freigaben.
Cloud-Speicher stehen erst zur Auswahl, wenn sie unter Einstellungen › Verbindungen verbunden sind, siehe Outlook und OneDrive verbinden, Google Mail und Google Drive verbinden und Dropbox verbinden. Nicht verbundene Speicher zeigt die Auswahl ausgegraut unter Nicht verbunden.
Speicherort beim Hochladen wählen
- 1Speicherort wählen
Wähle im Formular unter Speicherort RentalOne oder einen deiner verbundenen Speicher. Ist ein Standard hinterlegt, ist er schon vorausgewählt, darunter steht, woher er kommt.
- 2Ordner festlegen
Bei einem Cloud-Speicher landet die Datei im Hauptverzeichnis. Über Ordner ändern öffnest du den Dialog Ordner wählen, klickst dich zum gewünschten Ordner und bestätigst. Einen neuen Ordner legst du dort über Neuer Ordner und Anlegen an.
- 3Hochladen
Klicke auf Hochladen. Die Datei geht direkt an den gewählten Speicher, auch dort bis 50 MB.
Beim Erstellen von Mietvertrag, Brief, Übergabeprotokoll und den übrigen Vorlagen fragt der Assistent den Speicherort genauso ab, bevor das Dokument abgelegt wird.
Standard-Speicherort hinterlegen
Damit du nicht jedes Mal neu wählen musst, hinterlegst du Standards an einer Stelle: unter Einstellungen › Speicher. Der genaueste gewinnt: Mietverhältnis vor Einheit vor Objekt vor Konto. Ohne Standard ist nichts vorausgewählt.
- Für das ganze Konto wählst du links Konto und legst in der Zeile Alle Dokumente den Standard fest.
- Für ein Objekt wählst du es links unter Objekte und nutzt rechts die Zeile Ganzes Objekt.
- Für eine Einheit nutzt du beim Objekt die Zeile Ganze Einheit, darunter stehen ihre Mietverhältnisse mit eigener Zeile.
Über Festlegen oder Ändern öffnet sich das Fenster Standard-Speicherort. Dort wählst du Speicher und Ordner und klickst auf Speichern. Über Standard entfernen greift wieder der Standard der nächsthöheren Ebene. Zeilen ohne eigenen Standard zeigen, was sie erben, etwa Wie Konto.
Speicherort ändern
Ein vorhandenes Dokument ziehst du über das Menü am Ende seiner Zeile um: Unter Verschieben nach stehen nach den Ordnern alle verbundenen Speicher, der aktuelle ist abgehakt. Wähle einen Speicher, dann öffnet sich Speicherort ändern. Das Fenster zeigt unter Liegt derzeit in, wo die Datei gerade liegt. Wähle bei Bedarf noch den Ordner und klicke auf Umziehen. RentalOne verschiebt die Datei, am alten Ort bleibt nichts zurück.
Liegt ein Dokument in einem Cloud-Speicher, zeigt die Liste Logo und Namen des Speichers am Dokument.
Wenn ein Speicher getrennt ist
Trennst du einen Speicher unter Verbindungen, bleiben die Dateien dort unberührt, aber RentalOne kommt nicht mehr an sie heran. Die Dokumente tragen dann den Hinweis Speicher getrennt und lassen sich erst wieder öffnen, wenn du den Speicher neu verbindest. Standards auf einem getrennten Speicher werden übersprungen.
Häufige Fragen
Legt RentalOne zusätzlich eine Kopie an?
Nein. Die Datei liegt nur am gewählten Speicherort. RentalOne merkt sich lediglich, wo sie liegt.
Was passiert mit Dokumenten, die schon in RentalOne liegen?
Sie bleiben, wo sie sind. Über **Verschieben nach** ziehst du einzelne Dokumente bei Bedarf in einen Cloud-Speicher um.