Kontakte anlegen und pflegen

Wofür du Kontakte brauchst

Unter Kontakte in der Seitenleiste liegen alle Personen und Firmen, mit denen du zu tun hast. RentalOne greift an vielen Stellen auf diese Liste zurück:

• Mieter eines Mietverhältnisses wählst du aus deinen Kontakten.
• Der Eigentümer einer Einheit ist ein Kontakt vom Typ Eigentümer.
• Jede Buchung in den Finanzen braucht einen Kontakt, und auch Bankkonten weist du Kontakten zu.
• Vorgänge, ihre Todos und Tickets lassen sich mit einem Kontakt verknüpfen.

Einen Kontakt anlegen

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   Formular öffnen

   Klicke oben rechts auf Neuer Kontakt.

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   Person oder Firma

   Für eine Person trägst du Vorname und Nachname ein. Für eine Firma schaltest du Unternehmen ein und füllst Firmenname aus.

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   Kontakttyp wählen

   Unter Kontakttyp legst du fest, welche Rolle der Kontakt hat, zum Beispiel Mieter, Eigentümer oder Handwerker. Das Feld ist Pflicht.

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   Erreichbarkeit und Buchhaltung

   E-Mail und Telefonnummer sind optional. Debitor-ID und Kreditor-ID füllt RentalOne mit den nächsten freien Nummern vor. Über IDs generieren holst du neue, falls du die Felder geändert hast.

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   Weitere Angaben

   Unter Notizen hältst du Internes fest. Über Weitere Angaben ergänzt du Steuer-ID, Umsatzsteuer-ID, eine Adresse und eine Bankverbindung.

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   Speichern

   Klicke auf Speichern. Der Kontakt erscheint sofort in der Liste.

Debitor-ID und Kreditor-ID braucht RentalOne für die Buchhaltung, etwa für den DATEV-Export. Die Debitor-ID liegt zwischen 10000 und 69999, die Kreditor-ID zwischen 70000 und 99999. Bei Mietern fragt das Formular nur die Debitor-ID ab.

Suchen, filtern und sortieren

Die Liste zeigt zu jedem Kontakt Namen, Kontakttyp, E-Mail, Telefon und Ort. Darüber liegen Suche und Filter:

• Die Suche findet Kontakte nach Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Bankname oder IBAN.
• Kontakttyp zeigt nur Kontakte der gewählten Typen, etwa alle Handwerker. Neben jedem Typ steht, wie viele Kontakte dazu passen.
• Sortierung ordnet nach Name, nach Datum der Anlage oder nach Typ.

Neben dem Titel der Liste steht, wie viele Kontakte zu deinem Filter passen. Mit Zurücksetzen hebst du Suche und Typfilter wieder auf.

Einen Kontakt bearbeiten

Ein Klick auf einen Kontakt öffnet seine Seite. Dort änderst du alles direkt in den Karten:

• Stammdaten: Name oder Firma, Kontakttyp, E-Mail, Telefonnummer und Notizen.
• Buchhaltung: Debitor-ID, Kreditor-ID, Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID.
• Adresse und Bankverbindung: Ist noch nichts hinterlegt, trägst du die Daten direkt ein. Einen bestehenden Eintrag entfernst du über das Papierkorb-Symbol und trägst danach den neuen ein.
• Zusatzinformationen: Herkunft zeigt, ob der Kontakt manuell angelegt, importiert oder automatisch angelegt wurde, dazu das Datum der Anlage und der letzten Änderung.

Übernommen wird alles mit Speichern oben rechts. Darunter stehen unter Rechnungen an diesen Kontakt alle Rechnungen, die du an ihn geschrieben hast.

Einen Kontakt löschen

Gelöscht wird ein Kontakt über Löschen oben auf seiner Seite oder über das Papierkorb-Symbol in der Liste. Nach der Rückfrage ist er samt Adresse und Bankverbindung entfernt. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Mit Mietverhältnissen und Einheiten verknüpfen

Verknüpft wird ein Kontakt nicht auf seiner eigenen Seite, sondern dort, wo du ihn brauchst:

• Im Mietverhältnis wählst du ihn unter Mieter aus. Fehlt er noch, legst du ihn dort über Kontakt anlegen an. Mehr dazu im Artikel Mietverhältnis mit Mietern anlegen.
• In der Einheit wählst du ihn in der Karte Eigentümer aus. Zur Auswahl stehen nur Kontakte vom Typ Eigentümer. Siehe Einheiten anlegen.
• Ein Bankkonto weist du ihm unter Bankverbindungen zu, siehe Konten zuweisen.

Viele Kontakte auf einmal

Über Importieren oben rechts übernimmst du eine ganze Liste aus Excel oder einen Export aus Immocloud. Wie die Datei aussehen muss und wie du das Ergebnis liest, steht im Artikel Kontakte und Einheiten importieren.

Kontakte als Verwalter

Als Verwalter findest du Kontakte in der Seitenleiste unter Organisation. Du siehst immer alle Kontakte des Datenraums, auch wenn dein Zugang nur einzelne Objekte umfasst.

• Mit dem Recht Kontakte pflegen legst du Kontakte an, importierst, bearbeitest und löschst sie wie der Eigentümer des Kontos.
• Ohne dieses Recht fehlen Importieren, Neuer Kontakt, Speichern und Löschen. Du kannst die Kontakte dann nur lesen.
• Die Karte Rechnungen an diesen Kontakt erscheint nur, wenn du die Finanzen einsehen darfst.

Welche Rechte es gibt, steht im Artikel Rechte und Reichweite für Verwalter festlegen.

Häufige Fragen