E-Mails im Postfach lesen und ablegen

Voraussetzung: ein verbundenes Postfach

Die Seite E-Mail findest du in der Seitenleiste unter Kommunikation. Sie zeigt die Mails aus deinem Outlook- oder Google-Konto. RentalOne ist dabei kein eigenes Postfach: Was du hier liest, beantwortest oder löschst, passiert direkt in deinem verbundenen Konto.

Ist noch kein Konto verbunden, siehst du den Hinweis Kein Postfach verbunden. Über Zu den Verbindungen kommst du in die Einstellungen. Wie das Verbinden geht, steht in Outlook und OneDrive verbinden und Google Mail und Google Drive verbinden.

Aufbau der Seite

Das Postfach ist in drei Spalten geteilt:

• Links die Leiste mit Neue E-Mail, den Ordnern und, wenn du mehrere Konten verbunden hast, der Kontoauswahl.
• In der Mitte die Liste der E-Mails im gewählten Ordner, mit Suche und Filtern darüber.
• Rechts der Leser mit der geöffneten E-Mail und ihrem Verlauf.

Auf kleineren Bildschirmen fällt die linke Leiste weg. Den Ordner wählst du dann über die Auswahl über der Liste, Neue E-Mail steht oben rechts im Seitenkopf. Öffnest du eine E-Mail, ersetzt der Leser die Liste. Mit dem Pfeil oben links kommst du zurück.

Ordner, Konten und Filter

Es gibt fünf Ordner: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam und Papierkorb. Neben Posteingang und Spam steht die Zahl der ungelesenen E-Mails, neben Entwürfe die Zahl der Entwürfe.

Hast du mehrere Postfächer verbunden, zeigt RentalOne sie zusammen in einer Liste. Unter Konten wählst du ein einzelnes Postfach oder wieder Alle Konten. Jedes Konto hat einen farbigen Punkt, der auch vor jeder E-Mail in der Liste steht. Steht neben einem Konto Fehler, konnten seine E-Mails gerade nicht geladen werden.

Über der Liste durchsuchst du den gewählten Ordner. Darunter schränkst du die Liste unter Filter auf eine dieser Gruppen ein, ohne Auswahl siehst du alle E-Mails im Ordner:

• Ungelesen: nur E-Mails, die du noch nicht geöffnet hast.
• Mit Anhang: nur E-Mails mit Dateien im Anhang.
• Von Mietern: nur E-Mails von Absendern, die in RentalOne als Mieter hinterlegt sind.

Die Liste lädt zuerst die neuesten E-Mails. Ältere holst du unten mit Weitere laden dazu. Ohne aktive Suche aktualisiert sich die Liste alle 30 Sekunden von selbst.

E-Mails lesen

Ungelesene E-Mails stehen fett in der Liste und tragen rechts einen Punkt. Ein Klick öffnet die E-Mail rechts im Leser und markiert sie als gelesen.

Der Leser zeigt den ganzen Verlauf, also alle E-Mails derselben Unterhaltung untereinander. Die neueste und alle ungelesenen sind aufgeklappt, ältere stehen als einzeilige Vorschau da und öffnen sich per Klick. Deine eigenen Nachrichten erkennst du am Namen Du.

Kennt RentalOne den Absender als Kontakt, steht in der Liste neben dem Namen seine Rolle, etwa Mieter oder Handwerker.

Wer schreibt dir: der Kontext über der E-Mail

Ist der Absender in deinen Kontakten hinterlegt, zeigt der Leser über dem Betreff einen Kasten mit Name und Rolle. Bei Mietern stehen dort auch Objekt, Einheit und seit wann das Mietverhältnis läuft. Daneben findest du zwei Buttons:

• Mietverhältnis öffnet das Mietverhältnis des Mieters. Bei allen anderen Kontakten heißt der Button Kontakt und führt zum Kontakt.
• Ticket anlegen macht aus der E-Mail ein Ticket. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Ein Ticket aus einer E-Mail anlegen

1. 1
   Formular öffnen

   Klicke im Kasten über der E-Mail auf Ticket anlegen.

2. 2
   Angaben prüfen

   RentalOne übernimmt den Betreff als Titel und den Text der E-Mail samt Absender als Beschreibung. Unter Pipeline ist deine Standard-Pipeline vorgewählt. Passe alles nach Bedarf an.

3. 3
   Anlegen

   Klicke auf Anlegen. Das Ticket landet in der gewählten Pipeline und ist mit dem Mietverhältnis verknüpft, bei anderen Kontakten mit dem Kontakt.

Wie du das Ticket danach weiterführst, steht in Tickets im Board führen.

Anhänge öffnen und in Dokumente ablegen

Anhänge stehen unter dem Text der E-Mail, jeweils mit Dateiname und Größe. Über das Augen-Symbol öffnest du einen Anhang in einem neuen Tab, über den Pfeil lädst du ihn herunter.

Mit In Dokumente ablegen speicherst du den Anhang in deinen Dokumenten in RentalOne. Ist der Absender ein bekannter Kontakt, ordnet RentalOne die Datei gleich dem Kontakt zu, bei Mietern auch dem Mietverhältnis, der Einheit und dem Objekt. Mehr zur Ablage in Ordner und Zuordnung.

E-Mails löschen

Über das Papierkorb-Symbol oben rechts im Leser löschst du eine E-Mail. Nach der Rückfrage E-Mail löschen bestätigst du mit In Papierkorb. Die E-Mail landet dann im Papierkorb deines Postfachs, auch in Outlook oder Google Mail.

Häufige Fragen