Dokumente in Ordnern ablegen und zuordnen
So findest du jedes Dokument wieder, an jeder Einheit und bei jedem Mieter.
Überblick
Unter Dokumente liegen alle Dateien deines Bestands an einem Ort: Verträge, Rechnungen, Protokolle und Fotos. Jedes Dokument kann in einem Ordner liegen und mehreren Objekten, Einheiten, Eigentümern oder Mietern zugeordnet sein. Es erscheint dann bei allem, dem es zugeordnet ist, zum Beispiel im Bereich Dokumente einer Einheit oder eines Objekts.
Ordner verwenden
RentalOne bringt elf Ordner mit, etwa Rechnungen, Fotos oder Betriebs- und Nebenkosten. Eigene Ordner legst du über Ordner oben rechts an. Über das Menü neben einem Ordner kannst du ihn umbenennen oder ausblenden, eigene Ordner auch löschen.
- Alle Dokumente zeigt jede Datei, egal in welchem Ordner sie liegt.
- Nicht abgelegt sammelt alles, was noch in keinem Ordner liegt.
- Ein Dokument legst du in einen anderen Ordner, indem du im Menü am Ende seiner Zeile Verschieben nach wählst und dann den Ordner oder Nicht abgelegt.
- Ausgeblendete Ordner zeigst du über Ausgeblendete zeigen am Ende der Liste wieder an und holst sie über Einblenden zurück.
Ordner, die du auf der Seite Dokumente anlegst, umbenennst oder ausblendest, gelten für alle Objekte und Einheiten. Tust du das im Bereich Dokumente einer Einheit oder eines Objekts, gilt die Änderung nur dort.
Dokument hochladen
- 1Hochladen öffnen
Klicke oben rechts auf Hochladen. Ist gerade ein Ordner ausgewählt, landet die Datei direkt darin. Lädst du im Bereich Dokumente einer Einheit oder eines Objekts hoch, ist die Datei dort schon zugeordnet.
- 2Datei wählen
Klicke auf Datei auswählen. Erlaubt sind PDF, Bilder (JPG, PNG, HEIC, WebP), Word und Excel bis 50 MB. Der Titel ist Pflicht und wird aus dem Dateinamen vorgeschlagen.
- 3Dokumentart festlegen
Wähle unter Dokumentart zum Beispiel Rechnung oder Mietvertrag. Ohne Auswahl bleibt es bei Sonstiges. Nach der Dokumentart kannst du die Liste später filtern.
- 4Zuordnen und speichern
Unter Zuordnung suchst du nach Objekt, Einheit, Eigentümer oder Mieter und wählst alles aus, wozu die Datei gehört. Die Zuordnung ist optional. Zum Schluss klickst du auf Hochladen.
Zuordnung ändern
In der Liste zeigen die Chips unter dem Dateinamen, wo das Dokument gerade erscheint. Zum Ändern öffnest du das Menü am Ende der Zeile und wählst Zuordnen. Entferne einen Eintrag über das Kreuz am Chip oder füge über die Suche neue hinzu und klicke auf Speichern.
Ein Dokument lässt sich bis zu zehnmal zuordnen. Verknüpfungen zu Schäden, Zählern oder Abrechnungen zählen dabei mit.
Dokumente finden
Über der Liste suchst du nach Titel oder Dateiname, die Suche greift ab zwei Zeichen. Daneben filterst du nach Dokumentart und nach einem Objekt oder einer Einheit. Beim Objekt erscheinen die Dokumente, die direkt am Objekt hängen, nicht die seiner Einheiten. Rechts daneben wählst du die Sortierung. Alle Filter lassen sich mit einem Ordner kombinieren.
Häufige Fragen
Ja. Ein Dokument lässt sich bis zu zehnmal zuordnen und erscheint bei jedem davon.
Nichts. Der Ordner verschwindet nur aus der Liste. Die Dokumente darin findest du weiter unter **Alle Dokumente**.
Löschen lassen sich nur eigene Ordner, und nur solange keine Dokumente darin liegen. Verschiebe die Dokumente vorher über **Verschieben nach** in einen anderen Ordner. Die mitgelieferten Ordner kannst du nur ausblenden.