Vorgänge anlegen und abschließen
Ein Vorgang bündelt alle Schritte zu einem Ablauf, etwa einem Mieterwechsel oder einer Reparatur.
Was ist ein Vorgang?
Ein Vorgang ist ein Ablauf mit mehreren Todos, die du nacheinander abhakst. Typische Beispiele sind eine Mieterhöhung, eine Schadensmeldung oder eine Abrechnung. Jeder Vorgang hat einen Status, einen Bearbeiter, ein Fälligkeitsdatum und kann mit einem Objekt oder einer Einheit und einem Kontakt verknüpft sein.
Du findest alles in der Seitenleiste unter Vorgänge. Oben wechselst du zwischen zwei Reitern: Übersicht mit deinen Vorgängen und Vorlagen mit wiederverwendbaren Abläufen.
Vorgänge gehören zum Datenraum des Vermieters. Verwalter sehen und bearbeiten sie, wenn der Vermieter ihnen die Rechte Vorgänge sehen und Vorgänge und Vorlagen bearbeiten gegeben hat.
Die Übersicht
Jede Zeile zeigt Titel, Objekt oder Einheit, Bearbeiter, Status, wie viele Todos erledigt sind und das Fälligkeitsdatum. Ist ein Vorgang überfällig und noch offen, steht das Datum in Rot. Ein Klick auf den Titel öffnet den Vorgang.
- Über das Suchfeld findest du Vorgänge nach Titel oder Beschreibung.
- Unter Status wählst du einen oder mehrere Status aus Offen, In Bearbeitung, Pausiert, Erledigt und Abgebrochen, daneben steht jeweils die Anzahl. Anfangs sind die drei offenen Status gewählt, also alles, was noch nicht erledigt oder abgebrochen ist. Zurücksetzen stellt das wieder her, ohne Auswahl siehst du alle Vorgänge.
- Die Liste steht nach Fälligkeit sortiert, Vorgänge ohne Datum folgen danach, die neuesten zuerst.
Einen Vorgang anlegen
- 1Formular öffnen
Klicke in der Übersicht oben rechts auf Neuer Vorgang. Unter Vorlagen startest du einen Vorgang auch direkt mit Verwenden bei einer Vorlage.
- 2Vorlage wählen oder leer starten
Unter Vorlage wählst du eine eigene Vorlage oder eine Systemvorlage. Die Auswahl zeigt, wie viele Schritte sie hat. Mit Ohne Vorlage startest du leer.
- 3Angaben eintragen
Ohne Vorlage brauchst du einen Titel. Mit Vorlage kannst du ihn leer lassen, dann gilt der Name der Vorlage. Optional legst du Fällig am, Bearbeiter, Objekt oder Einheit und Kontakt fest.
- 4Anlegen
Klicke auf Vorgang anlegen. Der neue Vorgang öffnet sich sofort.
Jeder Schritt der Vorlage wird ein Todo im Vorgang, mit seiner Beschreibung. Legt ein Schritt ein eigenes Objekt, eine Einheit, einen Kontakt oder einen Bearbeiter fest, gilt das für sein Todo. Sonst greift, was du beim Anlegen gewählt hast, und danach die Vorbelegung der Vorlage. Ein Objekt oder eine Einheit, die es inzwischen nicht mehr gibt, lässt RentalOne einfach weg.
Todos abarbeiten
- Ein neues Todo schreibst du ins Feld unter der Liste und klickst auf Hinzufügen.
- Mit dem Kästchen hakst du ein Todo ab. Ein zweiter Klick öffnet es wieder.
- Unter jedem Todo stehen Objekt oder Einheit, Kontakt und Bearbeiter, bei erledigten, wer es abgehakt hat.
- Über das Papierkorb-Symbol löschst du ein Todo, nach einer Rückfrage.
Änderungen an Todos speichert RentalOne sofort. Der Balken über der Liste zeigt den Fortschritt.
Angaben ändern, Kommentare und Verlauf
Titel, Beschreibung und Kategorie änderst du links im Bereich Vorgang. Rechts unter Details stellst du Status, Fällig am, Bearbeiter, Objekt oder Einheit und Kontakt ein. Sobald du etwas geändert hast, wird oben rechts Speichern aktiv. Erst damit wird die Änderung übernommen.
Unter den Todos schreibst du Kommentare und schickst sie mit Kommentieren ab. Eigene Kommentare kannst du wieder löschen. Rechts unter Verlauf siehst du, wann der Vorgang angelegt wurde und wann sich Status, Bearbeiter, Fälligkeit oder Todos geändert haben.
Abschließen und Löschen
Einen fertigen Vorgang schließt du auf zwei Wegen ab: In der Übersicht hakst du das Kästchen links in der Zeile ab, oder du setzt im Vorgang den Status auf Erledigt und klickst auf Speichern. Unter Details steht danach, wann er erledigt wurde.
Nimmst du das Häkchen in der Übersicht wieder heraus, steht der Vorgang wieder auf Offen. Wird ein Vorgang nicht mehr gebraucht, setzt du ihn auf Abgebrochen und behältst so den Verlauf.
Mit Löschen oben rechts entfernst du den Vorgang samt Todos, Kommentaren und Verlauf aus RentalOne.
Häufige Fragen
Ein Vorgang ist ein Ablauf mit festen Schritten, die du abhakst, oft aus einer Vorlage. Ein Ticket steht für ein einzelnes Anliegen, das du im Board durch Spalten schiebst. Beides gibt es nebeneinander.
Nein. Den Status setzt du selbst, über das Kästchen in der Übersicht oder unter Details im Vorgang.
Dich als Vermieter und jeden aktiven Verwalter mit Zugang zu deinem Datenraum. Mit einem Kontakt verknüpfst du einen Vorgang oder ein Todo zusätzlich, etwa mit dem Handwerker, der es erledigt.