Briefkopf, Unterschrift, Vorlagen und Bausteine einrichten
Einmal einrichten, in jedem Brief und jedem Dokument wiederfinden.
Briefkopf mit Logo und Fußzeile
In den Einstellungen findest du unter Briefkopf alles, was auf jedem Schreiben steht. Rechts siehst du eine Musterrechnung, die sich bei jeder Änderung neu aufbaut. Vorlagen, Bausteine und Dokumentvorlagen erreichst du über Dokument erstellen.
- Absender: Name und Anschrift kommen aus deinem Profil. Über Im Profil ändern passt du sie an.
- Logo: Über Logo hochladen wählst du eine PNG- oder JPG-Datei bis 2 MB. Es steht oben links auf jedem Brief.
- Fußzeile: Ein kurzer Text am Seitenende, etwa Bankverbindung oder Steuernummer.
- Rechnungen: Präfix, Trennzeichen, Jahr und Startnummer deiner Rechnungsnummern sowie das Zahlungsziel in Tagen, mit dem neue Rechnungen starten.
Absenderzeile und Anschrift stehen genau dort, wo die Deutsche Post sie im Sichtfenster erwartet. Briefe und Dokumente aus RentalOne kannst du deshalb ohne Anschreiben per Post versenden.
Eigene Unterschrift
In den Einstellungen steht unter Dokumente neben dem Briefkopf deine Unterschrift. Über Unterschrift hochladen wählst du eine PNG- oder SVG-Datei bis 1 MB, oder du ziehst sie in das Feld. Eine SVG wandelt RentalOne beim Hochladen in ein PNG um. In der iOS-App zeichnest du die Unterschrift direkt mit dem Finger oder dem Apple Pencil.
Beim Erstellen eines Schreibens, einer Mahnung oder einer Wohnungsgeberbestätigung schaltest du sie in der Vorschau mit Mit Unterschrift ein, dann steht sie über deinem Namen. Ohne den Schalter bleibt das Dokument ohne Unterschrift. Dasselbe gilt für das Anschreiben beim Versand per Post.
Die Unterschrift hängt an deinem Konto. Arbeitet ein Verwalter für dich, setzt er seine eigene Unterschrift über seinen Namen. Mietverträge, Hausordnung und Übergabeprotokoll unterschreibst du weiterhin von Hand, weil dort beide Seiten auf Papier unterschreiben.
Vorlagen für Briefe, Mahnungen und Anschreiben
Auf der Seite Dokument erstellen führt Vorlagen zu Betreff und Text, mit denen ein Brief, eine Mahnung oder ein Anschreiben startet. Über Neue Vorlage legst du eine an, die Liste links zeigt alle vorhandenen. Platzhalter wie Name des Empfängers oder offener Betrag setzt du per Klick ein, RentalOne füllt sie beim Erstellen. Die Vorschau So liest es sich zeigt den Text mit Beispielwerten.
Bei einer Mahnungsvorlage wählst du die Mahnstufe. Standardtext der Stufe einsetzen übernimmt den mitgelieferten Text, den du danach anpasst. Anrede und Grußformel schreibst du nicht in den Text, die setzt das Schreiben selbst.
Bausteine für wiederkehrende Absätze
Ein Baustein ist ein Absatz, den du immer wieder brauchst, etwa ein Hinweis zur Hausordnung oder zu Sprechzeiten. Auf der Seite Dokument erstellen führt Bausteine zur Liste, dort legst du ihn mit Neuer Baustein an. In Vorlagen, Briefen und Mahnungen und in den Textfeldern von Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Wohnungsgeberbestätigung fügst du ihn über das Menü Baustein ein. Eigene Abschnitte in Mietvertrag und Hausordnung legst du mit Aus Baustein an. Änderst du den Baustein, gilt das für jede Vorlage, die ihn verwendet.
Dokumentvorlagen verwalten
Unter Dokumentvorlagen verwalten auf der Seite Dokument erstellen siehst du alle gespeicherten Dokumentvorlagen je Dokumentart. Über das Menü einer Dokumentvorlage setzt du sie Als Standard, benennst sie um, löschst sie oder startest mit Dokument mit Dokumentvorlage erstellen direkt ein neues Dokument.
Häufige Fragen
PNG oder SVG, am besten mit transparentem Hintergrund. Andere Formate wie JPG nimmt RentalOne nicht an, damit die Unterschrift auf jedem Dokument sauber aussieht.
Ja. Logo, Absender, Fußzeile und das Nummernformat gelten für Rechnungen genauso wie für Briefe, Mahnungen und Verträge.
Nein. Gespeicherte Dokumente bleiben, wie sie sind. Die Vorlage gilt für alles, was du danach erstellst.