Rechnungen versenden und Zahlungen zuordnen

Übersicht

Unter Finanzen, Rechnungen öffnest du die Übersicht. Die Tabelle zeigt Nummer, Empfänger, Datum, Fällig, Betrag und Status. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung. Gibt es mehr Rechnungen, lädst du sie mit Mehr laden nach.

• Über Alle, Offen und Bezahlt filterst du nach Status.
• Das Suchfeld findet Rechnungen nach Nummer oder Empfänger, sobald du mindestens zwei Zeichen eingibst.
• Rechts daneben steht, wie viele Rechnungen offen sind, wie viele davon überfällig und welcher Betrag noch aussteht.

Was der Status bedeutet

• Offen: Die Rechnung ist angelegt und noch nicht vollständig bezahlt.
• Überfällig: Die Rechnung ist offen und das Fälligkeitsdatum ist überschritten. Das Datum unter Fällig ist dann rot.
• Bezahlt: Die zugeordneten Zahlungen erreichen den Gesamtbetrag.

Rechnungen an der Einheit

Jede Einheit hat einen Reiter Rechnungen. Dort stehen alle Rechnungen, die du dieser Einheit unter Bezug zur Einheit zugeordnet hast. Über Neue Rechnung kommst du zum Formular, die Einheit wählst du dort selbst aus.

Detailseite

Die Detailseite zeigt Empfänger, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahlungsziel und Leistungszeitraum, darunter die Positionen. Rechts stehen Offener Betrag, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag, was bereits Bezahlt ist, die Bankverbindung und die PDF.

Die PDF lädst du oben über PDF oder neben der Vorschau über Herunterladen herunter.

Rechnung versenden

1. 1
   Versand öffnen

   Klicke oben auf Versenden oder in der Karte Versand auf denselben Button.

2. 2
   Weg wählen

   Unter Weg wählst du Per E-Mail senden oder Nur Ausgabe festhalten. Letzteres verschickt nichts, sondern hält fest, dass du die Rechnung auf anderem Weg übergeben hast.

3. 3
   Zustellung festlegen

   Bei E-Mail wählst du unter Zustellung PDF im Anhang oder Link, widerrufbar und trägst die E-Mail-Adresse ein. Bei einem Link kannst du unter Link gültig bis ein Ablaufdatum setzen.

4. 4
   Abschicken

   Prüfe den Empfänger und klicke auf Senden oder Festhalten.

Die Karte Versand listet jeden Versand mit Status, etwa Versendet oder Fehlgeschlagen, und bei Links, wie oft sie geöffnet wurden. Einen Link nimmst du mit Zurückziehen zurück, danach lässt sich die Rechnung darüber nicht mehr öffnen.

Zahlung zuordnen

Eine Zahlung hängt immer an einer gebuchten Einnahme. Buche den Geldeingang deshalb zuerst, siehe Einnahmen und Ausgaben buchen.

1. 1
   Dialog öffnen

   Klicke in der Karte Zahlungen auf Zahlung zuordnen.

2. 2
   Buchung wählen

   Wähle unter Buchung die Einnahme. Gebucht am übernimmt RentalOne aus der Buchung.

3. 3
   Betrag prüfen

   Unter Betrag steht der offene Betrag. Für eine Teilzahlung trägst du den gezahlten Betrag ein.

4. 4
   Zuordnen

   Klicke auf Zahlung zuordnen. Erreichen die Zahlungen den Gesamtbetrag, steht die Rechnung auf Bezahlt.

Eine falsch zugeordnete Zahlung entfernst du über lösen und bestätigst mit Lösen. Die Buchung selbst bleibt erhalten, die Rechnung ist danach wieder offen, wenn der Gesamtbetrag nicht mehr erreicht ist.

Rechte für Verwalter

• Ohne Leserecht für Finanzen fehlen Rechnungen in der Seitenleiste und der Reiter Rechnungen an der Einheit.
• Zahlungen zuordnen und lösen braucht Schreibrechte für Finanzen.
• Versenden und Links zurückziehen braucht Schreibrechte für Dokumente.
• Die PDF herunterladen kann jeder, der die Rechnung sehen darf.

Häufige Fragen