Dokumente als Brief per Post versenden

Voraussetzung

Für den Versand brauchst du ein Konto bei E-POST Business der Deutschen Post. Porto und Druck rechnet die Deutsche Post direkt mit dir ab. Die Verbindung richtest du einmalig in den Einstellungen unter Verbindungen ein: In der Gruppe Post klickst du bei DHL E-POST auf Verbinden. Halte dein Handy bereit, danach folgen vier Schritte:

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   Registrierung bestätigen

   Setze den Haken bei Ich bin bei E-POST Business registriert. Hast du noch kein Konto, führt dich Jetzt registrieren zur Deutschen Post.

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   Kundennummer eingeben

   Trage deine Kundennummer (EKP) mit 10 Ziffern ein und klicke auf SMS-Code anfordern.

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   SMS-Code eingeben

   Gib den Code aus der SMS ein. Er gilt 10 Minuten, über Code erneut senden bekommst du einen neuen.

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   Neues Passwort festlegen

   Lege ein neues Passwort nur für die Verbindung mit RentalOne fest und klicke auf Verbinden. Dein Login bei der Deutschen Post ändert sich nicht.

Brief versenden

Per Post senden findest du im Menü einer Dokumentzeile unter Dokumente, in den Dokumenten einer Einheit oder eines Objekts und bei der Nebenkostenabrechnung je Mieter. Es erscheint bei PDF-Dateien, sobald die Verbindung steht. Links im Dialog siehst du die erste Seite so, wie sie gedruckt wird, rechts gehst du vier Schritte durch:

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   Empfänger

   Ist das Dokument mit Mietern oder Kontakten verknüpft, schlägt RentalOne deren Anschrift vor. Sonst trägst du Name, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort selbst ein, bei Bedarf mit Zusatz. Der Absender kommt aus deinem Profil, über Ändern passt du ihn an. Versendet wird nur innerhalb Deutschlands.

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   Inhalt

   Mit Anschreiben voranstellen setzt RentalOne ein Anschreiben mit deinem Briefkopf und der Anschrift im Sichtfenster vor das Dokument. Unter Vorlage wählst du eine deiner Vorlagen für Anschreiben, Betreff und Text passt du nach Wunsch an. Briefe, Mahnungen und alle anderen Dokumente aus RentalOne tragen die Anschrift schon im Sichtfenster, dann startet der Versand ohne Anschreiben. Wählst du Adresse steht schon im Dokument, muss die erste Seite deines PDFs die Anschrift im Sichtfenster tragen. Die Vorschau zeigt dann Adresse im Sichtfenster oder warnt mit Keine Adresse im Sichtfenster. Ragt Text von oben in die Sperrfläche über dem Adressfeld, warnt sie mit Text in der Sperrfläche, denn so lehnt die Deutsche Post den Brief ab. In beiden Fällen ist Senden gesperrt, ein Testbrief geht weiter.

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   Druck und Versand

   Wähle Schwarzweiß oder Farbdruck, einseitig oder Beidseitig. Jede Karte zeigt den Preis. Unter Versandart wählst du Normaler Brief, Einwurf Einschreiben, Einschreiben oder Einschreiben Rückschein. Einschreiben kosten zusätzlich.

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   Prüfen

   Du siehst Empfänger, Seiten, Blätter und den voraussichtlichen Preis. Mit Senden übergibst du den Brief an DHL E-POST.

Versand verfolgen

Nach dem Senden steht am Dokument ein Status, den RentalOne alle 15 Minuten bei der Deutschen Post abfragt. Ein Klick darauf zeigt den Verlauf:

• Angenommen: Der Brief ist bei der Deutschen Post eingegangen.
• Geprüft: Format und Anschrift sind in Ordnung.
• Im Druckzentrum: Der Brief wird gedruckt und kuvertiert.
• Versendet: Der Brief ist unterwegs. Erst dann berechnet die Deutsche Post ihn.
• Fehler: Die Deutsche Post hat den Brief abgelehnt, etwa weil die Anschrift nicht im Sichtfenster steht. Der Grund steht dabei, berechnet wird nichts. Mit Erneut senden schickst du ihn noch einmal.

Alle Briefe stehen gesammelt unter Dokumente, Briefe. Dort filterst du nach Empfänger, Zeitraum und Status, siehst die Kosten des Monats und holst mit Aktualisieren den neuesten Stand. Bei Testbriefen öffnet Testergebnis öffnen das PDF der Deutschen Post.

Häufige Fragen