Dokumente digital unterschreiben lassen
Mietvertrag, Übergabeprotokoll oder Vereinbarung: verschicken, unterschreiben lassen, fertig.
Überblick
RentalOne verschickt PDFs aus deinen Dokumenten über Scrive zur digitalen Unterschrift. Die Unterschriftsfelder setzt RentalOne an die Stellen im Dokument, die mit Unterschrift beschriftet sind, und ordnet sie über den Namen darunter zu. Findet RentalOne für eine Person keine Stelle, unterschreibt sie am Ende des Dokuments. Wer mehrere Stellen hat, unterschreibt trotzdem nur einmal. Sobald alle unterschrieben haben, liegt das unterschriebene PDF als eigenes Dokument neben dem Original und trägt das Kennzeichen Unterschrieben.
Scrive verbinden
- 1Verbindungen öffnen
Öffne in den Einstellungen die Verbindungen und klicke in der Zeile Scrive auf Verbinden.
- 2Absender angeben
Wähle unter Absender ist, ob du als Privatperson oder als Firma verschickst. Name und Anschrift erscheinen in der Einladung und im Prüfprotokoll des unterschriebenen PDFs.
- 3Verbindung bestätigen
Nach dem Speichern steht die Zeile auf Verbunden. Verbinden und Trennen kann nur der Kontoinhaber.
Solange noch Anfragen offen sind, lässt sich Scrive nicht trennen. Ziehe sie vorher zurück oder warte, bis alle unterschrieben haben.
Unterschrift anfragen
- 1Dokument wählen
Öffne bei einem PDF das Menü am Ende der Zeile und wähle Unterschreiben lassen. Unterschreiben lassen geht nur mit PDFs.
- 2Personen eintragen
Trage jede Person mit Vor- und Nachnamen ein oder wähle sie über Aus Kontakten übernehmen. Unter Einladung per legst du fest, ob die Einladung per E-Mail, SMS, über das Mieterportal kommt oder ob du den Link selbst weitergibst. Mit Person hinzufügen kommen weitere Personen dazu, bis zu zehn.
- 3Reihenfolge festlegen
Bei mehreren Personen bestimmst du unter Reihenfolge, wer zuerst unterschreibt. Gleiche Zahl heißt gleichzeitig.
- 4Nachricht und Frist
Klicke auf Weiter. Unter Nachricht schreibst du einen kurzen Text für die Einladung, unter Frist wählst du, wie lange unterschrieben werden kann.
- 5Prüfen und senden
Prüfe die Angaben und klicke auf Senden. Danach öffnet sich die Übersicht der Unterschriften.
Wählst du unter Prüfung die Option SMS-PIN vor dem Unterschreiben, bekommt die Person vor dem Unterschreiben einen Code aufs Handy. Dafür ist die Mobilnummer im Format +49 171 2345678 nötig.
Stand verfolgen
Über Unterschriften im Menü eines Dokuments siehst du jede Anfrage mit dem Stand jeder Person. Das Menü einer offenen Anfrage bietet:
- Status aktualisieren holt den neuesten Stand von Scrive.
- Erinnern schickt allen, die noch nicht unterschrieben haben, eine Erinnerung.
- Frist verlängern gibt 14 Tage mehr Zeit.
- Zurückziehen beendet die Anfrage. Danach kann niemand mehr darüber unterschreiben.
Neben jeder Person kopierst du ihren Link oder schickst die Einladung erneut. Eine weitere Anfrage für dasselbe Dokument startest du über Neue Anfrage, sobald keine mehr offen ist.
Unterschreiben im Mieterportal
Lädst du einen Mieter über das Mieterportal ein, findet er die Anfrage dort unter Unterschriften und öffnet sie mit Unterschreiben. Dafür muss die Person aus deinen Kontakten übernommen sein und Zugang zum Mieterportal haben.
Häufige Fragen
Im Tarif Essential sind Unterschriften enthalten. Ohne Tarif kaufst du sie einzeln direkt vor dem Senden über Unterschrift kaufen.
Scrive erstellt eine elektronische Signatur mit Prüfprotokoll. Sie erfüllt die Textform und reicht für viele Unterlagen rund um die Vermietung, etwa Hausordnung, SEPA-Mandat oder Übergabeprotokoll. Die Schriftform erfüllt sie nicht. Die verlangt das Gesetz bei Mietverträgen über mehr als ein Jahr, mit Kündigungsverzicht oder Befristung, bei Staffel- und Indexmiete und bei der Kündigung durch den Vermieter. Fehlt sie beim Mietvertrag, gilt er als unbefristet, und eine Staffel- oder Indexvereinbarung ist unwirksam. Solche Verträge lässt du deshalb zusätzlich auf Papier unterschreiben.
Es liegt als eigenes Dokument neben dem Original, mit denselben Zuordnungen, und trägt das Kennzeichen Unterschrieben.