Nebenkostenabrechnung 2025: Die Frist endet am 31.12.2026
Die Abrechnung für 2025 muss bis Silvester beim Mieter sein, sonst ist eine Nachzahlung verloren. Was die Frist wahrt, welche Fehler sie kosten und was 2025 neu ist.
Wer kalenderjährlich abrechnet, muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zukommen lassen. Kommt sie später an, ist eine Nachforderung in aller Regel verloren, ein Guthaben muss trotzdem ausgezahlt werden.
Rechtliche Grundlage: Die Abrechnungsfrist steht in § 556 Abs. 3 S. 2 und 3 BGB, die Einwendungsfrist des Mieters in § 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB, die Belegeinsicht in § 556 Abs. 4 BGB.
Die Frist: 31. Dezember 2026
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, endet die Frist am 31. Dezember 2026, einem Donnerstag.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Absendung. Eine Abrechnung, die am 30. Dezember in die Post geht und erst im Januar ankommt, ist zu spät. Den Zugang muss im Streit der Vermieter beweisen. Für die letzten Tage des Jahres empfiehlt sich deshalb ein Weg mit Nachweis, etwa ein Bote, der den Einwurf bezeugen kann, oder ein Einwurf-Einschreiben mit genug zeitlichem Vorlauf.
Was passiert, wenn die Frist verstreicht
Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Versorger oder die Gemeinde die maßgebliche Rechnung selbst erst nach Fristablauf gestellt hat. Dass der Messdienst oder die Hausverwaltung langsam war, genügt in der Regel nicht.
Die Frist wirkt nur gegen den Vermieter:
- →Ein Guthaben des Mieters bleibt auch bei verspäteter Abrechnung auszuzahlen.
- →Der Mieter behält seinen Anspruch darauf, überhaupt eine Abrechnung zu bekommen.
- →Eine Nachzahlung lässt sich nach Fristablauf nicht mehr durchsetzen.
Formell richtig: die Mindestangaben
Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die formell ordnungsgemäß ist. Sie muss für einen durchschnittlichen Mieter gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein und mindestens enthalten:
- →die Gesamtkosten je Kostenart,
- →den Umlageschlüssel mit Erläuterung,
- →die Berechnung des Anteils des Mieters,
- →den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Zu den Anforderungen an die Gesamtkosten hat der BGH entschieden, dass bei einem Vorwegabzug nicht jeder Rechenschritt ausgewiesen werden muss (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15).
| Fehler | Folge |
|---|---|
| formell, etwa fehlender Umlageschlüssel | Abrechnung insgesamt unwirksam, Nachforderung nicht fällig. Nach dem 31.12.2026 nicht mehr heilbar. |
| materiell, etwa nicht umlagefähige Position oder Rechenfehler | Abrechnung bleibt wirksam, nur der Saldo wird korrigiert. |
Wer kurz vor Jahresende noch einen formellen Fehler entdeckt, kann eine korrigierte Abrechnung nachschieben, solange sie bis zum 31. Dezember zugeht. Typische Fehlerquellen zeigt der Beitrag Die 8 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung.
Was 2025 anders ist
Für das Abrechnungsjahr 2025 gibt es zwei Punkte, die in vielen Abrechnungen neu zu behandeln sind:
- →Kabel-TV: Die Kosten des Breitbandkabel-Anschlusses sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig. 2025 ist damit das erste Jahr, in dem sie für das ganze Jahr herausfallen.
- →Grundsteuer: Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Grundsteuer nach den neuen Werten und Landesmodellen. Maßgeblich ist der Bescheid für 2025, nicht mehr der alte Messbetrag.
Daneben bleiben die bekannten Grenzen: Verwaltungskosten und Instandhaltung sind nicht umlagefähig, und bei den Heizkosten gehören die CO2-Kosten nach dem Stufenmodell aufgeteilt und ausgewiesen. Welche Positionen nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind, steht in der Übersicht Betriebskosten.
Einwendungen und Belegeinsicht
Ist die Abrechnung angekommen, beginnt die Frist des Mieters: Einwendungen muss er bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Geht die Abrechnung 2025 im Dezember 2026 zu, läuft die Einwendungsfrist bis Ende Dezember 2027. Danach kann er materielle Fehler nur noch geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Der Mieter kann Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verlangen. Seit der Regelung in § 556 Abs. 4 BGB darf der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen. Die Belegeinsicht umfasst auch die Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Solange die Einsicht nicht gewährt ist, darf der Mieter eine Nachzahlung nach § 273 BGB zurückhalten.
Fahrplan bis Jahresende
- →Fehlende Rechnungen anfordern: Grundsteuerbescheid 2025, Versorger, Messdienst, Versicherung.
- →Positionen prüfen: Kabel-TV raus, Grundsteuer nach neuem Bescheid, CO2-Aufteilung ausgewiesen.
- →Rechnen und gegenprüfen: mit dem Nebenkostenrechner den Anteil je Einheit nachvollziehen.
- →Mit Nachweis zustellen: spätestens Mitte Dezember losschicken, Zugang dokumentieren.
- →Belege bereitlegen: Rechnungen und Zahlungsnachweise geordnet ablegen, digital oder in Papier.
- →Die Abrechnung 2025 muss bis 31.12.2026 beim Mieter sein, maßgeblich ist der Zugang.
- →Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, ein Guthaben bleibt fällig.
- →Ein formeller Fehler macht die ganze Abrechnung unwirksam, ein materieller korrigiert nur den Saldo.
- →Kabel-TV ist 2025 nicht mehr umlagefähig, die Grundsteuer folgt dem neuen Bescheid.
- →Der Mieter hat ab Zugang zwölf Monate für Einwendungen und darf Belege einsehen.
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