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Nebenkostenabrechnung schneller erstellen: die Vorarbeit entscheidet
Der Zeitaufwand entsteht nicht beim Rechnen, sondern beim Zusammensuchen. Wer vier Dinge vorbereitet, erstellt die Abrechnung an einem Nachmittag.
Die vier Vorarbeiten
Diese Punkte lassen sich unabhängig vom Abrechnungszeitpunkt erledigen und machen den Rest zur Routine.
- Flächen und Einheitenzahlen einmal verbindlich festhalten und dokumentieren.
- Kostenarten mit Verteilerschlüssel und Umlagefähigkeit dauerhaft hinterlegen.
- Zählerstände zum Jahreswechsel und bei jedem Wechsel erfassen.
- Belege laufend der Kostenart zuordnen, statt sie zu stapeln.
Der Ablauf in fünf Schritten
Zeitraum wählen, Kosten prüfen, Schlüssel bestätigen, Vorauszahlungen gegenrechnen, PDF erzeugen und versenden. Wenn die Vorarbeit steht, ist der zeitaufwendigste Teil die Sichtprüfung, und die sollten Sie sich nehmen.
Prüfen Sie besonders Positionen, die im Vorjahr stark abweichen. Ein Sprung bei Wasser oder Heizung ist meist ein Hinweis auf einen Zählerfehler oder einen Beleg im falschen Zeitraum.
Fehler, die zur Nachbesserung führen
Nicht umlagefähige Positionen wie Instandhaltung oder Verwaltung in der Abrechnung, fehlende Angabe des Verteilerschlüssels, nicht ausgewiesene Vorauszahlungen und eine Abrechnung ohne nachvollziehbare Zeiträume bei Mieterwechsel. Jeder dieser Punkte ist ein Ansatzpunkt für Einwendungen.
Fristen im Blick
Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach sind Nachforderungen regelmäßig ausgeschlossen. Planen Sie den Versand deshalb mit Puffer, insbesondere wenn Abrechnungen Dritter, etwa des Wärmedienstleisters, noch fehlen.
Häufige Fragen.
Eine Abrechnung mit geschätzten Positionen ist angreifbar. Besser ist der Versand mit Hinweis auf eine noch ausstehende Position, die separat nachgereicht wird.
Zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern er sie nicht unverschuldet versäumt hat.
Eine Nachzahlung wird mit Zugang der ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Ein Guthaben ist auszuzahlen oder zu verrechnen, wenn das vereinbart ist.
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