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Mieten, Belege, Nebenkosten: ein System statt drei Tabellen
Die drei Bereiche werden meist getrennt geführt und hängen doch an denselben Daten. Genau daraus entstehen die Widersprüche, die im Frühjahr Zeit kosten.
Warum die Trennung teuer ist
Eine Tabelle für Mieteingänge, ein Ordner für Belege, eine dritte Datei für die Abrechnung: Jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden. Bleibt eine aus, weichen die Zahlen voneinander ab, und niemand weiß, welche stimmt.
Der Effekt zeigt sich verzögert. Auffällig wird es erst, wenn die Abrechnung nicht zur Einnahmenübersicht passt oder ein Beleg zur Position fehlt.
Der gemeinsame Kern
Alle drei Bereiche brauchen dieselben Grunddaten. Wenn diese einmal richtig liegen, entsteht der Rest daraus.
- Objekt und Einheit mit Fläche und Ausstattung.
- Mietverhältnis mit Zeitraum, Nettomiete und Vorauszahlung.
- Kostenart mit Kennzeichnung der Umlagefähigkeit und Verteilerschlüssel.
- Beleg mit Datum, Betrag, Lieferant und Zuordnung zu Objekt und Kostenart.
Was sich dadurch im Ablauf ändert
Der Aufwand verschiebt sich vom Frühjahr in den Alltag: Statt einmal jährlich einen Stapel zu sortieren, ordnen Sie jeden Beleg beim Erhalt zu. Die Abrechnung ist dann kein Projekt mehr, sondern ein Bericht.
Ein zweiter Effekt betrifft die Belegeinsicht: Fragt ein Mieter nach einer Position, ist der Beleg an dieser Position hinterlegt, statt im Ordner gesucht zu werden.
Reihenfolge beim Aufräumen
Beginnen Sie bei den Stammdaten, nicht bei den Belegen. Flächen und Mietverhältnisse zuerst, dann Kostenarten und Schlüssel, dann das laufende Jahr. Alte Jahre bleiben im Archiv, sie neu einzupflegen bringt selten einen Nutzen.
Häufige Fragen.
Für abgeschlossene Abrechnungsjahre nicht. Wichtig ist, dass die Unterlagen auffindbar bleiben.
Nach Abrechnungszeitraum aufteilen, nicht nach Rechnungsdatum. Bei Wartungsverträgen über Jahresgrenzen ist die anteilige Zuordnung der übliche Weg.
Sie werden getrennt betrachtet, insbesondere bei Umsatzsteuer und abweichenden Verteilerschlüsseln. Eine eigene Kostenstelle ist hier sinnvoll.
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