RentalOne
Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter im Vergleich
Private Vermieter mit drei bis zwanzig Wohneinheiten stehen vor einer klaren Entscheidung: Verwaltung per Excel und Einzellösungen fortführen oder auf ein zentrales System umsteigen. Die Zahl der Softwarelösungen am Markt wächst, und nicht jede eignet sich für kleine Bestände.
In diesem Vergleich stellen wir sechs Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter gegenüber. Im Fokus: KI-Belegerfassung, Mieteingangskontrolle, Nebenkostenabrechnung, Dokumentenablage und die Frage, ob die Software Excel tatsächlich ersetzen kann. RentalOne vereint alle diese Funktionen in einer Plattform.
Quick Guide: 6 Hausverwaltungssoftware-Lösungen für kleine Vermieter
- RentalOne: Die beste All-in-One-Plattform für private Vermieter mit KI-Belegerfassung und automatisierter Nebenkostenabrechnung
- Immoware24: Cloudbasierte Verwaltung mit Fokus auf WEG-Funktionen
- objego: Einstieg in die digitale Mietverwaltung mit schlankem Funktionsumfang
- casavi: Kommunikationsplattform mit Mieterportal und Vorgangsbearbeitung
- immocloud: Übersicht über Mietobjekte mit Dashboard-Ansicht
- Vivi: Verwaltungsplattform mit integrierter Buchhaltung
Wie wir die beste Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter ausgewählt haben
Als Vermieter mit drei, fünf oder fünfzehn Einheiten brauchen Sie eine Software, die Ihren Alltag erleichtert, nicht verkompliziert. Für diesen Vergleich haben wir Plattformen geprüft, die speziell auf kleine Bestände zugeschnitten sind.
Unsere Bewertungskriterien:
- KI-Belegerfassung: Erkennt die Software Rechnungen automatisch und ordnet sie der richtigen Kostenposition zu? Das spart Ihnen stundenlanges Abtippen.
- Mieteingangskontrolle: Werden Zahlungseingänge automatisch abgeglichen, sodass Sie offene Posten sofort erkennen?
- Nebenkostenabrechnung: Lässt sich die jährliche Abrechnung strukturiert und fristgerecht erstellen, ohne Excel-Tabellen?
- Dokumentenablage: Liegen Verträge, Belege und Schreiben dort, wo Sie sie im Kontext brauchen?
- Excel-Ablösung: Ersetzt das Tool Ihre bisherigen Tabellen vollständig, statt nur einen Teil der Arbeit zu digitalisieren?
- Skalierbarkeit: Funktioniert die Plattform genauso übersichtlich mit 20 Einheiten wie mit 3?
Die 6 besten Hausverwaltungssoftware-Lösungen für kleine Vermieter
1. RentalOne: Beste Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter
RentalOne bündelt Vermietung, Finanzen, Dokumente und Nebenkosten in einem zentralen System. Statt zwischen verschiedenen Tools, Ordnern und Excel-Listen hin und her zu springen, arbeiten Sie in einer Oberfläche.
Über 500 Vermieter nutzen die Plattform bereits, um bis zu 5 Stunden pro Monat an Verwaltungsaufwand einzusparen. RentalOne ersetzt dabei nicht nur einzelne Funktionen, sondern die gesamte bisherige Arbeitsweise aus verteilten Einzellösungen.
Der KI-Assistent MIA übernimmt täglich wiederkehrende Aufgaben: Eingehende Rechnungen werden erkannt, kategorisiert und der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Anrufe von Mietern nimmt MIA entgegen, ordnet das Anliegen ein und legt einen strukturierten Vorgang an. Alles mit manueller Freigabe durch Sie.
RentalOne Funktionen
- KI-Belegerfassung durch MIA: Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und der korrekten Kostenposition zugeordnet. Sie prüfen und geben frei.
- Automatische Mieteingangskontrolle: Zahlungen werden laufend mit Sollbeträgen abgeglichen. Rückstände erkennen Sie auf einen Blick, bevor sie zum Problem werden.
- Strukturierte Nebenkostenabrechnung: Ein geführter Prozess erstellt Ihre Abrechnung Schritt für Schritt aus den gebuchten Transaktionen, inklusive Verteilerschlüssel und PDF-Export.
- Kontextbezogene Dokumentenablage: Verträge, Belege und Schreiben liegen direkt an der zugehörigen Einheit oder dem Mietverhältnis, nicht in separaten Ordnern.
- Mobiler Zugriff: Auch unterwegs haben Sie Zugang zu Bestand, Dokumenten und laufenden Vorgängen, direkt vom Smartphone.
- Telefonassistenz durch MIA: Mieteranrufe werden rund um die Uhr angenommen, das Anliegen wird kategorisiert und als Vorgang im System angelegt.
RentalOne Vor- und Nachteile
2. Immoware24: Cloudbasierte Verwaltung mit WEG-Fokus
Immoware24 bietet eine browserbasierte Hausverwaltungssoftware, die WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Buchhaltung in einem System zusammenfasst. Die Plattform richtet sich an professionelle Hausverwaltungen und deckt Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne und Eigentümerversammlungen ab.
Für kleine private Vermieter mit wenigen Einheiten hat Immoware24 einen umfangreichen Funktionskatalog, der über das hinausgeht, was im Alltag tatsächlich benötigt wird.
Immoware24 Funktionen
- WEG-Abrechnung: Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne lassen sich direkt im System erstellen.
- Integrierte Buchhaltung: Einnahmen, Ausgaben und Kontobewegungen werden in einer Finanzübersicht zusammengeführt.
- Eigentümerportal: Eigentümer erhalten Zugang zu Dokumenten und Abrechnungen über ein separates Portal.
Immoware24 Vor- und Nachteile
3. objego: Einstieg in die digitale Mietverwaltung
objego richtet sich gezielt an private Vermieter, die ihre ersten Schritte in der digitalen Verwaltung machen. Die Plattform konzentriert sich auf Kernfunktionen wie Nebenkostenabrechnung und Dokumentenverwaltung.
Der Funktionsumfang ist bewusst reduziert. Für Vermieter, deren Bestand wächst und die eine durchgängige Prozesslogik erwarten, stößt objego an Grenzen.
objego Funktionen
- Nebenkostenabrechnung: Die jährliche Abrechnung lässt sich Schritt für Schritt erstellen.
- Dokumentenspeicher: Verträge und Belege können hochgeladen und den Objekten zugeordnet werden.
- Mietübersicht: Einnahmen und offene Posten werden in einer Übersicht dargestellt.
objego Vor- und Nachteile
4. casavi: Kommunikationsplattform mit Mieterportal
casavi ist als digitale Schnittstelle zwischen Hausverwaltung, Eigentümern und Mietern aufgebaut. Die Plattform konzentriert sich auf Kommunikation, Dokumentenverteilung und Vorgangsbearbeitung.
Als eigenständige Verwaltungslösung für kleine Vermieter fehlen casavi Funktionen wie Nebenkostenabrechnung oder Finanzbuchhaltung.
casavi Funktionen
- Mieter- und Eigentümerportal: Beide Seiten erhalten Zugang zu relevanten Dokumenten und Nachrichten.
- Vorgangsbearbeitung: Schadensmeldungen und Anfragen werden als Tickets erfasst und zugewiesen.
- Dokumentenverteilung: Rundschreiben und Protokolle lassen sich digital an alle Beteiligten verteilen.
casavi Vor- und Nachteile
5. immocloud: Dashboard-Übersicht für Mietobjekte
immocloud bietet eine Übersicht über Mietobjekte, Einnahmen und Ausgaben in einem Dashboard. Die Plattform richtet sich an private Vermieter und legt den Schwerpunkt auf die finanzielle Übersicht.
Als zentrales Verwaltungssystem, das Excel vollständig ersetzt, hat immocloud Einschränkungen. Eine durchgängige Prozesslogik von der Belegerfassung bis zur fertigen Abrechnung fehlt.
immocloud Funktionen
- Finanz-Dashboard: Einnahmen, Ausgaben und Rendite werden grafisch dargestellt.
- Objektverwaltung: Immobilien und Einheiten lassen sich mit Basisdaten anlegen und verwalten.
- Dokumentenablage: Dokumente können zu Objekten und Mietverhältnissen hochgeladen werden.
immocloud Vor- und Nachteile
6. Vivi: Verwaltungsplattform mit Buchhaltungsmodul
Vivi positioniert sich als Softwarelösung für Vermieter und kleine Hausverwaltungen mit integrierter Buchhaltung. Die Plattform enthält Module für Mietverwaltung, Nebenkostenabrechnung und Finanzauswertung.
Der Funktionsumfang orientiert sich an professionellen Hausverwaltungen. Für private Vermieter mit wenigen Einheiten kann die Komplexität den Einstieg verlängern.
Vivi Funktionen
- Integrierte Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben werden nach Kostenstellen und Objekten verbucht.
- Nebenkostenabrechnung: Abrechnungen lassen sich auf Basis gebuchter Kosten erstellen.
- Bankanbindung: Kontobewegungen werden importiert und können zugeordnet werden.
Vivi Vor- und Nachteile
Vergleichstabelle: Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter
| Software | KI-Belegerfassung | Automatischer Mietabgleich | Geführte Nebenkostenabrechnung |
|---|---|---|---|
| RentalOne | ✓ | ✓ | ✓ |
| Immoware24 | ✗ | ✓ | ✓ |
| objego | ✗ | ✗ | ✓ |
| casavi | ✗ | ✗ | ✗ |
| immocloud | ✗ | ✗ | ✗ |
| Vivi | ✗ | ✓ | ✓ |
Welche Funktionen braucht eine Hausverwaltungssoftware für kleine Bestände?
Die Anforderungen unterscheiden sich deutlich von denen professioneller Hausverwaltungen. Als privater Vermieter mit wenigen Einheiten brauchen Sie kein System mit hundert Modulen.
Entscheidend ist, dass Ihre Software folgende Aufgaben abdeckt:
- Mieteingänge automatisch mit Sollbeträgen abgleichen
- Belege direkt beim Hochladen der richtigen Einheit zuordnen
- Die jährliche Nebenkostenabrechnung aus vorhandenen Buchungen zusammenstellen
- Dokumente im Kontext des Mietverhältnisses ablegen, nicht in separaten Ordnerstrukturen
Alles, was darüber hinausgeht, sollte den Alltag nicht verkomplizieren. RentalOne deckt genau diese Anforderungen ab und ergänzt sie durch KI-Unterstützung bei der Belegerfassung und Mieterkommunikation.
Wann lohnt sich der Umstieg von Excel auf eine Vermietersoftware?
Solange Sie eine einzelne Wohnung vermieten und alle Belege im Kopf haben, funktioniert Excel. Ab der zweiten oder dritten Einheit ändert sich das.
Laut der EY/ZIA-Digitalisierungsstudie 2025 sehen 90 % der Immobilienunternehmen KI als Schlüsseltechnologie der kommenden fünf Jahre. Auch für kleine Vermieter wird der Umstieg damit immer relevanter.
Typische Anzeichen, dass Ihre Tabellen an ihre Grenzen stoßen:
- Sie verbringen mehr als zwei Stunden pro Monat mit der Zuordnung von Zahlungen und Belegen
- Die Nebenkostenabrechnung verschlingt ein ganzes Wochenende
- Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern und Cloud-Speichern
- Sie haben keinen aktuellen Überblick über offene Posten und Rückstände
Der Wechsel zu einer spezialisierten Plattform wie RentalOne bringt Ihnen diese Zeit zurück. Sie starten mit bis zu drei kostenlosen Einheiten und können vorhandene Daten per Excel-Import übernehmen.
Warum RentalOne die beste Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter ist
Was RentalOne von anderen Lösungen unterscheidet, ist der Ansatz: Vermietung, Finanzen, Dokumente und Nebenkosten gehören in ein System, nicht in fünf verschiedene Tools.
RentalOne gibt Ihnen als privater Vermieter die Werkzeuge, die bisher nur professionellen Hausverwaltungen vorbehalten waren. Der KI-Assistent MIA erfasst Ihre Belege, ordnet Zahlungen zu und bereitet Kommunikation vor. Sie geben frei.
Mit DSGVO-konformem EU-Hosting, einer klaren Preisstruktur und dem Einstieg mit bis zu drei kostenlosen Wohneinheiten passt RentalOne zu jedem Bestandsumfang. Testen Sie die Plattform 30 Tage ohne Risiko.
FAQs über Hausverwaltungssoftware für kleine Vermieter
Alles in einer Plattform
RentalOne bündelt Vermietung, Finanzen, Dokumente und Nebenkosten für private Vermieter in einem System.