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Betriebskostenabrechnung: Vorlage und Muster für Vermieter
Eine korrekte Betriebskostenabrechnung enthält fünf Pflichtangaben: den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten je Position, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die geleisteten Vorauszahlungen. Am Ende steht das Ergebnis, also eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Der Vermieter muss innerhalb von zwölf Monaten abrechnen.
Eine Betriebskostenabrechnung sieht simpel aus und fällt trotzdem oft durch: falscher Schlüssel, fehlende Positionen, Frist verpasst. Dabei gibt es eine klare Struktur, an der man sich entlanghangeln kann. Dieser Ratgeber zeigt, was rein muss, und gibt eine Vorlage an die Hand.
Was muss in eine Betriebskostenabrechnung?
Damit die Abrechnung wirksam ist, braucht sie fünf Bestandteile:
- Abrechnungszeitraum: maximal zwölf Monate.
- Gesamtkosten je Kostenart, nachvollziehbar aufgelistet.
- Verteilerschlüssel: nach welchem Maßstab umgelegt wird (Wohnfläche, Personen, Verbrauch).
- Anteil des Mieters: die Rechnung vom Gesamtbetrag zum Einzelbetrag.
- Vorauszahlungen des Mieters im Zeitraum.
Aus Punkt 4 minus Punkt 5 ergibt sich das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
Aufbau der Vorlage
Welche Positionen überhaupt hineindürfen, steht im Detail unter umlagefähige Nebenkosten.
Häufige Fehler in der Abrechnung
- Nicht umlagefähige Posten wie Verwaltung oder Reparaturen tauchen auf.
- Der Verteilerschlüssel weicht ohne Grund vom Mietvertrag ab.
- Die Zwölf-Monats-Frist wird gerissen.
- Vorauszahlungen fehlen oder sind falsch summiert.
Mit einer sauberen Vorlage passieren diese Fehler seltener. Noch weniger davon gibt es, wenn die Zahlen direkt aus dem System kommen: Die Nebenkostenabrechnung von RentalOne erzeugt die Abrechnung als prüfbares PDF, inklusive Schlüssel und Belegzuordnung.
Häufige Fragen.
Nein, aber § 259 BGB und die Rechtsprechung geben vor, welche Angaben nachvollziehbar sein müssen. Die hier gezeigte Struktur deckt das ab.
Inhaltlich kann sie reichen, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind. Fehleranfällig bleibt sie trotzdem, weil Schlüssel und Summen von Hand gepflegt werden.
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst entfällt die Nachforderung.
Nein, aber der Mieter darf Belegeinsicht verlangen. Eine gute Abrechnung ordnet jeder Position ihren Beleg zu.
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