RentalOne
Zeit sparen in der Immobilienverwaltung: die Hebel mit der größten Wirkung
Die Zeit geht selten in großen Blöcken verloren, sondern in Wiederholungen. Diese fünf Punkte wirken bei fast jedem Bestand.
Hebel eins: Belege am Tag des Eingangs zuordnen
Ein Beleg, der sofort einer Kostenart zugeordnet wird, kostet zwei Minuten. Derselbe Beleg im Frühjahr, ohne Erinnerung an den Zusammenhang, kostet ein Vielfaches, plus die Rückfrage beim Handwerker.
Hebel zwei: Vorlagen statt Formulierungsarbeit
Fünf Textvorlagen deckten in der Praxis den größten Teil der schriftlichen Kommunikation ab.
- Mieterhöhung mit Begründung und Fristangabe.
- Antwort auf eine Mängelmeldung mit Terminvorschlag.
- Ankündigung von Wartung oder Ablesung.
- Versand der Nebenkostenabrechnung.
- Zahlungserinnerung mit Hinweis auf offenen Betrag.
Hebel drei: feste Termine statt Tagesform
Ein fester Monatstermin für Zahlungen und Belege verhindert den Rückstau. Zwanzig Minuten, immer am gleichen Tag, ersetzen die Aufholjagd im März.
Hebel vier und fünf: Aufgaben bündeln und abgeben
Bündeln heißt: alle Objekte in einem Durchgang bearbeiten, nicht jedes einzeln über die Woche verteilt. Abgeben heißt: die Aufgaben identifizieren, die keine Eigentümerentscheidung brauchen. Belegerfassung, Handwerkerkoordination, Anlage V.
Beides zusammen bringt in mittleren Beständen mehr als jede Softwarefunktion.
Häufige Fragen.
Die Suche nach Unterlagen und die Rekonstruktion von Zusammenhängen, die beim Erfassen noch klar waren.
Ab etwa zehn Einheiten oft ja, wenn Zugriffsrechte getrennt vergeben werden können.
Mit einem festen Kalendereintrag und einer kurzen Checkliste, die immer gleich ist. Entscheidungen kosten mehr Energie als die Arbeit selbst.
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